英語のミーティングでファシリテーターをうまくこなす秘訣

英語のミーティングでファシリテーターに! 進行のコツとは?

こんにちは。Madam Calamarです。
英語が公用語になる企業が日本にも増えてきてから数年が経ちましたね。
英語で業務を行わなければならない中で、一番厳しい業務の一つが会議(ミーティング)ではないでしょうか。
特に自分が議長(ファシリテーター)となってミーティングを取りまとめなくてはならない場合、スムーズかつスマートにミーティングを進行することができるかどうかは、昇進の一つのポイントにもなるかもしれません。
今回は、英語のミーティングでうまく進行(ファシリテート)する秘訣をご紹介したいと思います。
ミーティングで必ず使う決まったフレーズなどもご紹介しますので、ぜひ英語のミーティングの前に一読いただき、しっかり準備して臨んでくださいね。

ミーティングの進行は3つのパートに分かれる

ミーティングの議長役、つまりファシリテーターは、3つの仕事をしなければいけません。
それは下記です。

1.ミーティングの導入部分をスムーズに進める
2.ミーティングを滞りなくすすめる
3.ミーティングをうまく締めくくる

今回は上記の3つの仕事において、必要なフレーズや役割についてご紹介します。

1.ミーティングの導入部分をスムーズに始める


ミーティングが始まったら、ファシリテーターは下記のことをメンバーに伝える必要があります。
ミーティングは、実は最初がとても肝心です。
今回のミーティングがどんな内容なのか、何について話すのか、時間はどれだけあるのか、勝手に発言してもいいのか、などの
ルールを最初にメンバーにシェアすることで、会議が無駄なく効率的に進んでいくでしょう。

これから紹介するフレーズは、どのような会議でも使える定型文ですので、ぜひそのままのフレーズを覚えてみてください。
このフレーズに沿って内容を当てはめていけば、抜けや漏れもなく、とてもプロフェッショナルな会議の始まりとなりますよ。

挨拶とメンバーの紹介

Good Morning/Afternoon, everyone.
Thank you for taking time off from your very busy schedules.
Please join me in welcoming Thomas, HR Director.
おはようございます。/ こんにちは。みなさん。
お忙しいなかお集まりいただきありがとうございます。
今日はHRからディレクターのトーマスに来てもらっています。ありがとうございます。

時間について伝える

The meeting will last about one hour.
今日の会議は1時間の予定です。

内容と前回までのバックグラウンドを説明する

In our last meeting, we discussed ways to improve employee motivation and agreed to increase salaries.
前回の会議では、従業員の皆さんのモチベーションをあげる方法を議論し、その結果、賃金アップをするということで議論がまとまりました。

今日の議題を説明する

We’re here today to choose one of several options available to us for increasing salaries. The options to choose from are:
1) a percentage-based raise, 2) a fixed amount, 3)a bonus based on produtivity, and 4) a seniority-based increase.
今日は賃金アップのために可能ないくつかのオプションの中から一つを選びたいと思います。
オプションは4つで、1) 割合を基本にした昇給、2) 固定額昇給、3) 生産性に応じたボーナス制の昇給 4) 勤続年数をもとにした昇給 となります。

アジェンダを説明する

There are 4 items on the agenda.
First I’d like to explain the different options just to make sure we have the same understanding.
Second, we will list down the pros and cons of each option.
Then we take a poll, and hopefully arrive at a decision that is acceptable to all of us.
Finally we create an implementation plan.
今日の議題は4つあります。
まずは全員が同じ理解のもとにいるかを確認するため、私がこの4つの違いを説明したいと思います。
第二に、それぞれのオプションの良い面悪い面をリストアップしていきたいと思います。
次に投票をして全員が納得できる決議まで辿り着ければと思います。
最後にそれを実施するための計画表を作りたいと思います。

役割分担を確認する

Bill has agreed to take a minutes. Susan has kindly agreed to be our time keeper.
ビルが今日は議事録をとってくれます。スーザンがタイムキーパーをしてくれます。

ミーティングでのルールを述べる

I’m sure everyone has lots of ideas to share, but since we all have tight schedules, let’s all try to keep our inputs concise and make sure that we give others a chance to share their thoughts.
Also, as this is a very sensitive issue, I suggest that everything we discuss here stay in the room.
皆さんたくさんとアイディアがあるとは思いますが、時間にも限りがありますので、発言は簡潔に行って、全員が自分の考えを述べられるようにしていきましょう。
また、これはとてもセンシティブな問題ですので、今日この場で話したことは内密ということでお願いします。

スタートする

If there are no questions at this point, I’d like to share with the first item on the agenda.
もしこの点で何も質問がなければ、さっそく最初の議題にい釣りたいと思います。

2.ミーティングを滞りなくすすめる


ミーティングが始まったら、その合間合間に、ファシリテーターがうまく議論をコントロールしていく必要があります。
次の議論に進むときなどの基礎的なフレーズはさっといつでも出るように声に出して覚えて起きましょう。
また、議論が別の方向にそれたり、一人の人が発言を独占した時などに、うまく軌道修正するフレーズも一緒にご紹介します。
こういった難しいミーティングでのハンドリングがしっかりでき、時間内に結論を導くことができれば、とても優秀なファシリテーターとして一目置かれるに違いありません!

次の議題へ進む

Let’s move on to the next item.
Now that we’ve discussed A, let’s now….
次の議題へ進みましょう。
今、Aに関して議論しましたので、次は…

話を切り上げて次に進む

So, if no one has anything further to add,….
では、もし他に付け加えることがなければ、…

別のメンバーに話者を交代する

I’d like to hand over to Michiko, who is going to lead the next point.
では次のポイントの進行はミチコさんにバトンタッチしたいと思います。

一人の人が発言を独占するとき

Thank you for your valuable inputs, but I would like to hear other’s opinions too.
貴重なご意見ありがとうございました。でも他の人の意見も聞いてみましょう。

発言がネガティブなメンバーがいる場合

We need to have a little more positive thought here.
もう少し肯定的に考えてみましょう。

3.ミーティングをうまく締めくくる

ミーティングも終盤にさしかかり、時間内にしっかりとミーティングを終えるためにも、ファシリテーターがうまく締めくくって行く必要があります。
タイムキーパーなどと連携しながら時間が残り10分になったら、下記の話をはじめるようにしましょう。
日本はミーティングの時間が長引くことが当たり前の文化がまだ残っていますが、欧米では決められた時間にしっかり終えて、定時に会社を出ることが有能な証だと考える企業が多いです。
ミーティングを時間内に終えることを最重要課題と考えて、まとめていきましょう。

主なポイントを要約する

Before we close today’s meeting, let me just summarize the main points.
今日のミーティングを締めくくる前に、主なポイントを要約させてください。

結論を述べる

Right, it looks as though we’ve covered the main items. If there are no other comments, I’d like to wrap this meeting up.
よし、では主なポイントはすべて網羅したようですので、もし何もコメントがなければ今日のミーティングはこれで締めくくりたいと思います。

次のミーティング日を設定する

Can we set the date for the next meeting, please?
So, the next meeting will be on…(day), the …(date) of …(month) at….
次のミーティングの日時を設定してもいいですか?
では、次のミーティングは、…月…日…曜日ですね。

メンバーに参加のお礼を述べる

I’d like to thank Thomas for coming over from London.
ロンドンからはるばる来てくださったトーマスさんにお礼を申し上げたいと思います。

ミーティングを終了する

The meeting is finished. We’ll see each other next….
会議は終了です。次の…にまた、お会いしましょう。

最後に

いかがでしたか?
日本語でミーティングをまとめるのも実は同じようなスキルやテクニックが必要ですが、日本語だと自然とこなしている部分もあるかもしれません。
英語でミーティングを滞りなく行い、全員の意見も引き出しつつ、しっかりと時間内に結論を出すには、まずは定型文を覚えることが大切です。
失礼がなく、簡潔にこういったフレーズが口から出てくることで、余裕をもってミーティングを進めていくことができるでしょう。
スマートなファシリテーターを是非目指してくださいね!

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Madam Calamar

小さい頃に英会話スクールの体験で「バナーナ」と何度も発音させられて以来、十数年間、英語が大嫌いだったのに、なぜか今は英語にまつわる仕事をしています。イギリスへの語学留学や、カナダでの就業経験があります。旅行と食べ歩きと文学散策が大好きです!

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