ビジネス英語のレベルアップ【後編】要点が伝わらない

あんなに説明したのに?!「話しても伝わらない」を解消しよう

ビジネスでは、話の内容や要点が伝わらないと仕事を進めることができません。
ここで、英語で伝えたいことが伝わらない理由とは何か?
今日から使える応急処置、ビジネス英語として伝わりやすい英語をマスターするためのおすすめのトレーニングを紹介します。

ビジネス英語:伝わらないのは何故?

話しているのに伝わっていないことの理由は、きっといろいろあります。
声が聞き取りにくいとか、単語が足りてないとか…
どんなにはっきりした声で、たくさん話しても伝わらないことがあります。
ここで、日本人にありがちな、英語が伝わらない理由を探ってみましょう。

長すぎる/詰め込みすぎる

日本人の話す英語は、一文が長くなりやすいようです。
なぜかというと、日本語が説明を先に結論を最後に持ってくる言語だから。
いつも何らかの説明を入れてしまうことが長さにつながっています。
日本語思考で英語を作り出すと、説明が一文の中のマスト要素になってしまうのです。

詳しくて、情報が多いことが、相手にとってわかりやすいことと捉えていることも、日本人の長い話につながっているのかもしれません。

長くなると何が起きるかを知っておく必要があります。

長い一文と短い一文、どちらが簡単かは明らかですよね。
長い一文の英語を作ろうとすると、難易度はあがります。
難しいから、間違ったり、適切な単語が思い出せなかったりすることも増えます。このことが、話の分かりにくさを助長することになるでしょう。

多くの情報を伝えてしまうと、要点がどんどんぼやけてしまいます。
このぼやけが、きちんと伝わらない要因になることが多いんです。

ビジネスをスムーズに進めている人の中には、英語は初級レベルという人もいます。もしかすると、長くすることがもともと難しいわけで、それが功を奏しているのかもしれません。

使える単語が限られているので短い。
聞いてピックアップできる単語も少ない。
このミニマム感が効いているのかもしれないですね。

英語ではなく、その内容が伝わらないことが、ビジネスでは致命傷なのです。

話の流れが違う

前編で、英語と日本語では、文脈の構造も違うということをお伝えしました。
英語の構造に合っていなければ、あなたの英語は分かりにくくなります。

詳しい説明は、必要なことが多いでしょう。
大切なことは、どの順番で話すかということです。
もっとも伝えるべきこと(要点)を先に、説明はあとです。

前編:ビジネス英語のステップアップ【前編】会話が続かない

自分に置き換えてみてください。
英語と日本語は、語順が違っています。
慣れるまでは、文章の中を行ったり来たりしてましたよね。
すっと理解できず、時間がかかっていませんでしたか?
そうこうしているうちに、混乱したことはありませんか?
同じことが文脈レベルで、あなたの英語を聞く相手に起きているということです。英語の文脈に合わせて話すことで伝わりやすくなるのです。

察することをあてにする

日本人が、故意ではなくても、よく言葉に出てしまうのが相手に察することを求める表現です。

残業をしてほしいとき、
(×)明日までに仕上げなければならない資料がある。
(×)夕方、○社から急なトラブルの知らせが入った。
日本人なら、「あ、残業が必要なのかな」と考えられるかもしれません。

これ、外国の人には難しいのです。
彼らは残業が嫌い?!ということが問題なのではありません。
その話の流れで、残業が必要とされていることに気付けないのです。

Would it be possible for you to work some overtime today?
(○)今日、少し残業してもらうことはできますか?

ダイレクトに、伝えます。
そのあとに、理由です。

頼みごとをしたいときも同じです。

データのインプットを手伝ってほしいとき、
(×)自分が手一杯で間に合いそうにない
(×)もう一人の人がミス連発で困っている

Will you help me to finish the data input?
(○)インプットを手伝ってもらえますか?

ビジネス英語:話が伝わらないの応急処置

では、英語が伝わらない!の解消策をいくつかご紹介します。
まずは、今日から意識すれば使える3つの応急処置から。

一文を短くする心がけ

伝えたいことを英語にするとき、自分で英語にするのが難しいなと思ったら、
相手に伝わりにくい文を作ろうとしている可能性があります。
頑張って考え込むのではなく、欲張らずに一文を短くしましょう。
できるだけ単語を少なくするんです。
要点だけにイメージをフォーカスして、自分の持っている単語で表現してみてください。

このことは、学校の先生は教えてくれなかった…
意外に、初級レベルの人のほうが簡潔な英語は上手だったりします。
慣れ方はこのあとの項目で紹介しますね。

要点ですよ!を言う

説明などで長くなるような場合、要点の前に「ここ大事なんです!」「要点は3つです!」と言ってから伝えます。あえて伝えることで、注意を喚起することができます。

The most important thing is ~
The most important part of this ~
There are three factors.

依頼するときにとくに気を付けてほしい点などにも有効だと思います。
ただ、条件があります。
自分が要点をきちんと把握していること。
慣れない人にとっては、要点のピックアップって難しいのです。
ビジネス英語のトレーニングとして要点を考えることを日頃から心がけてください。

要点を繰り返す

英語では、要点や結論を最初に伝えるようにします。
これだけでも、伝わり方が格段にレベルアップされると思います。
そして最後に、もう一度、要点や結論を加えます。

1、要点や結論
2、理由や説明
3、具体例や参考情報
4、要点や結論(もう一回!)

この時のポイントとして、1と4の言い回しを変えるようにしてみてください。同じ言葉の繰り返しより、もっと伝わりがスムーズになるでしょう。

ビジネス英語:話が伝わらないの解決トレーニング

要点を先に、要点を繰り返すなどを応急処置としてお伝えしました。
慣れていないと、最小限の単語で、要点を掴んで、初めに要点を伝えるというの難しいことがあります。慣れるための、いいトレーニングを紹介します。

5行エッセイを活用しよう

5行エッセイは、『ハーバード式英語学習法』という本で紹介されています。

I like summer best. (私は夏が一番好きだ)
The days are longer. (日が長い)
We can dress down. (楽な服装ができる)
I can travel with my family. (家族と一緒に旅行ができる)
My favorite season is summer. (私の好きな季節は夏だ)
(ハーバード式英語学習法:序章より抜粋)

5行の中身は、
1、結論や要点
2、理由や説明、具体例の1個目
3、理由や説明、具体例の2個目
4、理由や説明、具体例の3個目
5、結論や要点を同じ内容で言い回しを変える

この方法を応用して、要点の課題を克服するトレーニングができます。
一日一エッセイ、やってみませんか?

目標は、
要点をはじめに伝える
英語らしい流れに慣れる
理由や具体例の表現を豊富にする
短い文章づくりに慣れる
要点の言い回しを変えられる表現力をつける

心がけやトレーニングは必要になりますが、ビジネス英語を身に付ける上でとても有効な学習ポイントになると思います。
伝えることを諦めないことも大事です。そのために、英語の話の流れの順番や短く伝えることに慣れていきましょう。

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Kan

英語は私の世界を広げてくれるもの。 本当はツールでしかないのですが、ツールで片づけられない影響力。 英語の勉強も英語での経験も面白い! そんな経験をシェアできたら、嬉しいです。

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