実は簡単!英語で電話応対するには?場面別に解説します

皆様、こんばんは。

突然外国の方から電話がかかってきて、無言になってしまったことはありませんか?

電話の応対は相手の表情も見えませんし、リスニングとスピーキングの両方が必要ですので意外と難しいものです。

本日は電話応対について、ご説明をしたいと思います。

そして、メッセージを残したり、担当者につないだりと、対応にも色々なシチュエーションがあるので、丁寧にみていきたいと思います。

ロールプレイから始めよう

時間が取れれば、会社の同僚とロールプレイをやってみましょう。
フォーマルとインフォーマルな例を見てみます。

A: Hello, XYZ Company, how can I help you?
B: This is Moeko Kageyama. Can I have extension 1234?
A: Certainly, hold on a minute, I’ll put you through…
A: XYZ(社名)でございます。ご用件を承ります。
B: カゲヤマ モエコと申します。内線1234をお願いします。
A: かしこまりました。少々お待ちください、おつなぎいたします。

A: XYZ company, Yasuko speaking.
B: This is Moeko Kageyama calling, is Keiko in?
A: I’m afraid she’s out at the moment. Can I take a message?
B: Yes, Could you ask her to call me at 123-4567. I need to talk to her about the next project, it’s urgent.
A: Could you repeat the number please?
B: Yes, that’s 123-4567, and this is Moeko Kageyama.
A:Thank you Ms. Kageyama, I’ll make sure Kenta gets this asap.
B: Thanks, bye.
A: Bye.
A: XYZ(社名)のヤスコでございます。
B: カゲヤマ モエコですが、サイトウ ケイコさんをお願いします。
A: 申し訳ございませんが、不在にしております。ご伝言を残しますか。
B: お願いします。わたくしの番号123-4567にお電話を頂きたいと思います。次のプロジェクトに関し、早急にお話をしたいことがあります。
A: もう一度番号を教えてください。
B: わたくしの番号123-4567、カゲヤマ モエコと申します。
A: カゲヤマ様ありがとうございます。サイトウにその旨を伝えます。
B: ありがとう。
A: 失礼いたします。

最初に挙げた例の方が、カジュアルなのがお分かりですね。社内の人でしたらこのくらいカジュアルで良いですが、社外の方にはフォーマルな英語を使用しましょう。

電話での名乗り方は

電話を取った時は下記のように、ご自身の名前を伝えます。フォーマルな場合はフルネームを言った後に、要件を聞くフレーズを入れるとよりビジネス英語らしくなります。

This is Eiko.
Hello, Eiko speaking.
This is Sachiyo Fujimori speaking.
Hello, Naoko Saito speaking.
Good morning, ABC Company. How may I help you?
ABC Company. How can I be of service today?

相手のお名前を確認するには

電話がかかってきた相手が名乗らない場合には、下記のように名前を確認します。

Excuse me, who is this?
Can I ask who is calling, please?

電話をかけるには

電話を掛けるときは、下記のように相手を呼び出します。

Can I have extension 321? (社内や内線番号を知っている人ほ場合)
Could I speak to…? (Can I – カジュアル / May I – 丁寧)
Is Mieko in? (カジュアル)

担当者に電話をつなぐには

担当者に電話をつなぐときは、下記のような表現を使用します。

I’ll put you through.
Can you hold the line? Can you hold on a moment?

担当者が電話に出られない/不在時は

電話が掛かってきたが、不在の場合やほかの電話に出ているときは、下記のような表現を使用します。

I’m afraid … is not available at the moment.
The line is busy… (内線を指定されたが、ほかの電話に出ている時)
Ms. Yamamoto isn’t in… Ms. Yamamoto is out at the moment…

メッセージを受けるには

担当者が不在の場合は、下記のようにメッセージを残す必要があるかどうかを聞きます。

Could (Can, May) I take a message?
Could (Can, May) I tell him who is calling?
Would you like to leave a message?

まとめ

みなさん、いかがでしたか。
私自身も経験がありますが、電話は慣れと練習です。慣れてくると発音も意識をするようになるので、何度も繰り返し練習をしてみましょう!

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SachiyoFujimori

2歳から5年程を東南アジアで過ごし、その後も海外を渡り歩くがやはり日本が一番と実感。現在は東京の製薬会社で主に翻訳を担当。 英語の交渉事はお任せください。

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